I contratti che hai già sono dati

Quando un'azienda decide di digitalizzare la gestione dei contratti, una delle prime domande riguarda quasi sempre il futuro: come gestiremo i nuovi contratti? C'è però una seconda domanda altrettanto importante. Cosa facciamo con tutti i contratti che abbiamo già?

Anni di rapporti con clienti, fornitori e partner possono aver prodotto migliaia di documenti distribuiti tra archivi cartacei, PDF, scansioni, cartelle condivise e repository differenti. Digitalizzare il Contract Management senza considerare questo patrimonio significa creare un processo efficiente per i nuovi documenti continuando, però, a gestire il passato con logiche differenti. Il vero obiettivo non dovrebbe essere semplicemente trasformare un archivio cartaceo in un archivio digitale. Dovrebbe essere trasformare il patrimonio contrattuale esistente in informazioni utilizzabili.

Il contratto non è soltanto un documento

Ogni contratto contiene dati. Nomi delle controparti, date di sottoscrizione e scadenza, condizioni economiche, termini di rinnovo, clausole di recesso, SLA, responsabilità, riferimenti ad altri accordi, obblighi e numerose altre informazioni. Quando il contratto viene conservato esclusivamente come file, queste informazioni esistono ma rimangono sostanzialmente intrappolate nel documento.

Per sapere quando scade un accordo bisogna aprirlo e cercare la relativa clausola. Per conoscere le condizioni applicate a un determinato fornitore bisogna recuperare il contratto. Per verificare quali accordi prevedono un rinnovo automatico può essere necessario analizzare manualmente decine o centinaia di documenti. Il problema, quindi, non è necessariamente trovare il file. È accedere rapidamente all'informazione contenuta nel file.

Dal documento al dato contrattuale

La digitalizzazione del patrimonio contrattuale può essere vista come un passaggio progressivo. Il primo livello consiste nel rendere digitale il documento. Un contratto cartaceo può essere acquisito e trasformato in un file consultabile. Il passaggio successivo riguarda la classificazione. Il documento viene associato a informazioni che permettono di identificarlo e ricercarlo: controparte, tipologia contrattuale, data, funzione aziendale o altri metadati rilevanti. Ma è possibile andare oltre.

Date di rinnovo, termini di recesso, importi, clausole, SLA e altre informazioni possono diventare dati strutturati utilizzabili all'interno dei processi. Ed è qui che il patrimonio contrattuale cambia natura. Non è più soltanto un insieme di documenti da conservare, ma una base informativa sulla quale costruire attività, controlli e decisioni.

Perché il patrimonio storico è importante per il Contract Management

Un progetto di Contract Management non parte necessariamente da zero. Le aziende hanno rapporti contrattuali già attivi, alcuni dei quali possono essere destinati a durare ancora diversi anni. Escluderli dai nuovi processi significa mantenere due modalità parallele: da una parte i nuovi contratti gestiti attraverso workflow strutturati, dall'altra il patrimonio storico consultato e monitorato manualmente.

Portare progressivamente anche i contratti esistenti all'interno di un modello strutturato permette invece di costruire una vista più completa. Un contratto storico può essere collegato alla controparte, alle relative scadenze e agli allegati. Le informazioni più importanti possono essere indicizzate. Gli eventi futuri possono essere inseriti nei processi di monitoraggio. Non è necessario ricostruire retroattivamente ogni singolo passaggio che ha portato alla firma. È necessario individuare quali informazioni servono oggi per governare correttamente quel contratto domani.

Trasforma i contratti in informazioni utili al processo

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Quali informazioni estrarre dai contratti?

Non tutti i dati presenti in un contratto hanno lo stesso valore per ogni organizzazione. La scelta delle informazioni da strutturare dovrebbe partire dai processi che quelle informazioni devono supportare. Se l'obiettivo è monitorare i rinnovi, saranno centrali date di scadenza, termini di preavviso e modalità di rinnovo. Se il focus riguarda la gestione dei fornitori, possono assumere maggiore rilevanza SLA, condizioni economiche, obblighi documentali o riferimenti alle prestazioni previste.

La domanda corretta non è quindi "quali dati possiamo estrarre?", ma "quali informazioni dobbiamo conoscere per governare questo rapporto contrattuale?" Questa distinzione è importante perché evita di trasformare la digitalizzazione in una semplice attività di indicizzazione. Il dato acquisisce valore quando viene utilizzato.

AI e Data Extraction: leggere grandi volumi di documenti

Quando il patrimonio contrattuale comprende migliaia di file, recuperare manualmente le informazioni può richiedere un'attività significativa. Le tecnologie di AI Data Extraction permettono di supportare l'acquisizione, la classificazione e l'estrazione di metadati e informazioni rilevanti anche da documenti non strutturati. Applicata ai contratti, questa logica consente di trasformare informazioni presenti all'interno dei documenti in dati che possono alimentare repository, sistemi aziendali e workflow.

L'Artificial Intelligence, tuttavia, non rappresenta il punto di partenza del progetto. Prima ancora della tecnologia, è necessario stabilire quali informazioni siano rilevanti, come debbano essere classificate e in quali processi debbano essere utilizzate. L'obiettivo non è estrarre più dati possibile. È rendere disponibili i dati necessari al momento in cui servono.

Trasforma i contratti in dati utilizzabili

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Un archivio ricercabile è utile. Un patrimonio informativo è qualcosa di più

Poter cercare rapidamente un contratto per nome del fornitore o anno rappresenta già un miglioramento importante rispetto a un archivio frammentato. Ma il valore aumenta quando la ricerca può avvenire attraverso le informazioni che descrivono il rapporto contrattuale.

Quali contratti scadono nei prossimi sei mesi? Quali prevedono un rinnovo automatico? Quali accordi sono collegati a un determinato fornitore? Quali documenti richiedono un'attività prima di una determinata data? Sono domande che spostano il Contract Management dalla ricerca documentale all'utilizzo dell'informazione. Il contratto diventa così interrogabile non soltanto come documento, ma come insieme di dati collegati al processo.

Integrare passato e futuro

La digitalizzazione del patrimonio contrattuale non deve necessariamente avvenire in un unico progetto massivo. È possibile procedere per priorità, partendo dai contratti attivi, dalle categorie a maggiore rilevanza, dai rapporti con determinate controparti o dai documenti che presentano scadenze più ravvicinate. In questo modo il patrimonio storico viene progressivamente ricondotto all'interno del nuovo modello di governance senza interrompere l'operatività.

I nuovi contratti nascono già all'interno di processi strutturati. Quelli esistenti vengono acquisiti, classificati e arricchiti con le informazioni necessarie alla loro gestione futura. Progressivamente, la distinzione tra "vecchio archivio" e "nuovo sistema" perde significato. Rimane un unico patrimonio contrattuale governato.

Dall’archivio al patrimonio documentale governato

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Dall'archivio alla conoscenza

Per molto tempo la gestione documentale ha avuto come obiettivo principale la capacità di conservare e recuperare un documento. Oggi questo non è più sufficiente. La quantità di informazioni presenti nei contratti e la possibilità di utilizzarle all'interno di workflow, sistemi aziendali e strumenti di analisi aprono una prospettiva diversa. Il patrimonio contrattuale può diventare una fonte strutturata di conoscenza sui rapporti dell'organizzazione.

Questo significa poter monitorare scadenze e rinnovi, alimentare processi, migliorare le verifiche e rendere le informazioni disponibili alle funzioni che ne hanno bisogno. La trasformazione digitale dei contratti, quindi, non riguarda soltanto i documenti che verranno prodotti domani. Una parte importante del valore può essere già presente nei contratti che l'organizzazione possiede oggi. Bisogna renderlo accessibile.